Após a confirmação da cobertura da garantia, o encarregado deve seguir as etapas abaixo para formalizar e acompanhar o processo.
1. Contato com o Fornecedor: O encarregado entra em contato com o fornecedor do produto, fornecendo os dados do equipamento e outras informações exigidas pelo fornecedor.
2. Abertura de Chamado pelo Fornecedor: Se o item estiver contemplado pela garantia, o fornecedor abre um chamado ou ordem de serviço para a assistência técnica do produto e registra o número de atendimento. Esse número deve ser repassado ao encarregado de suporte de máquina do TCE.
3. Registro no GLPI: De posse dos dados do produto e do número de atendimento, o encarregado abre um chamado no GLPI, registrando todas as informações sobre o processo de acionamento de garantia.
4. Agendamento para Retirada do Equipamento: A assistência técnica entra em contato com o encarregado para agendar a retirada do equipamento.
5. Conserto do Equipamento: A assistência técnica procede com o conserto do equipamento.
6. Acompanhamento do Processo: O encarregado pelo processo de garantia deve fazer o acompanhamento periódico do processo. Deve receber notificações por e-mail ou acompanhar a evolução do processo através do número de atendimento diretamente no site da assistência técnica, além de atualizar o GLPI com resumos sobre a evolução do atendimento.
7. Atualização do GLPI: A comunicação com a assistência técnica geralmente é feita por e-mails. O encarregado deve estar atento às informações recebidas e alimentar o GLPI com resumos das informações prestadas pela assistência.